Bước 1: Mở Quy trình tháng và chọn kỳ
Chọn Thu phí hằng tháng › Quy trình tháng. Tài khoản kế toán mở thẳng màn này sau khi đăng nhập. Chọn Kỳ thu phí bằng ô tháng hoặc nút Kỳ trước / Kỳ sau; quản lý nhiều tòa thì chọn thêm Tòa. Dòng "xong x/y bước" cho biết kỳ đã đi tới đâu.
1234- Chọn kỳ thu phí
- Bước 1: Biểu phí
- Bước 3: Nháp hóa đơn
- Bước 5: Thu tiền
Bước 2: Bước 1 – Biểu phí
Bước này xong khi tòa đã có biểu phí áp cho kỳ, kèm số phiên bản và số khoản. Chưa có thì bấm Cấu hình biểu phí. Đã có nhưng chưa bật lập tự động thì nút là Bật tự động; cấu hình một lần, các tháng sau tự dùng lại.
Bước 3: Bước 2 – Chỉ số điện nước
Màn ghi rõ còn thiếu bao nhiêu căn chỉ số điện, nước. Bấm Nhập chỉ số để mở đúng kỳ ở màn Chỉ số điện nước. Nếu biểu phí không tính điện, nước theo chỉ số, bước này tự đánh dấu "không cần".
Bước 4: Bước 3 và 4 – Lập nháp rồi phát hành
Bấm Lập nháp để xem trước hóa đơn từng căn theo biểu phí, miễn giảm và chỉ số. Đã có nháp thì nút đổi thành Mở nháp hoặc Xem N căn cần xem. Xử lý xong căn cần xem thì bấm Phát hành để gửi hóa đơn cho cư dân.
Bước 5: Bước 5 – Theo dõi thu tiền
Thanh tiến độ cho biết đã thu bao nhiêu phần trăm và bao nhiêu căn. Có giao dịch ngân hàng chưa khớp thì bấm Đối soát N giao dịch; không có thì bấm Xem căn chưa đóng để mở danh sách hóa đơn chưa thu của kỳ.
Bước 6: Bước 6 – Nhắc nợ
Bước này đếm số căn có hóa đơn quá hạn (mọi kỳ). Lịch nhắc tự động vẫn chạy. Muốn nhắc ngay hôm nay thì bấm Nhắc ngay N căn rồi Gửi nhắc trong hộp Nhắc nợ ngay. Bấm Công nợ để xem chi tiết từng căn.
Mẹo & lưu ý
- Bước đã xong tự hiện dấu tích; bạn không phải đánh dấu tay.
- Hạn đóng của nháp hiện ở dòng cuối màn, dưới danh sách bước.
- Hóa đơn đã được nhắc trong ngày sẽ không bị nhắc lần nữa khi bấm Nhắc ngay.
- Ban quản trị chỉ xem được tiến độ, không có nút lập nháp hay phát hành.
Câu hỏi thường gặp
Bước Nháp hóa đơn ghi "chưa tới lượt" và không có nút?
Tòa chưa có biểu phí áp cho kỳ này. Làm bước 1 trước: bấm Cấu hình biểu phí và lưu một phiên bản có ngày áp dụng từ kỳ đang chọn trở về trước.
Không thấy bước Nhắc nợ?
Bước này chỉ hiện khi tài khoản của bạn xem được mục Công nợ. Nút Nhắc ngay chỉ hiện với người có quyền sửa công nợ (trưởng BQL, kế toán).
Thử trên bản demo
Đăng nhập web Ban quản lý bản demo bằng tài khoản mẫu và làm theo từng bước. Dữ liệu demo tự làm mới hằng ngày.