Bước 1: Mở danh sách phản ánh
Chọn Yêu cầu cư dân › Phản ánh. Mỗi dòng có mã, căn (hoặc Khu vực chung), loại, người phụ trách và trạng thái. Phản ánh quá hạn luôn xếp lên đầu và có nhãn Quá hạn màu đỏ.
123- Phản ánh đang mở
- Phản ánh đã quá hạn xử lý
- Xuất danh sách ra Excel
Bước 2: Lọc phản ánh cần giao
Dùng thanh tab Đang mở, Quá hạn, Hoàn thành, Đã hủy, Tất cả. Chọn loại trong ô Mọi loại, bấm Chưa giao để xem phản ánh chưa ai nhận, hoặc Giao cho tôi. Ô tìm kiếm tìm theo mã, nội dung, căn, người phụ trách.
123- Tìm theo mã, nội dung, căn
- Lọc theo loại
- Phản ánh chưa giao ai
Bước 3: Mở phản ánh và giao người phụ trách
Bấm vào một dòng để mở khung Phản ánh #mã. Ở ô Người phụ trách, chọn nhân viên (kèm vai trò). Nhân viên được giao nhận thông báo và nhắc hạn xử lý. Thợ ngoài thì chọn Nhà thầu / người ngoài hệ thống… rồi nhập Tên nhà thầu / người ngoài.
123- Chọn người phụ trách
- Loại phản ánh và SLA
- Trạng thái xử lý
Bước 4: Kiểm tra loại và hạn xử lý
Dòng Hạn xử lý cho biết thời hạn và số giờ còn lại hoặc đã quá. Nếu cư dân chọn sai loại, đổi ở ô Loại phản ánh: hạn xử lý (SLA) tính lại theo loại mới, tính từ lúc cư dân gửi.
Bước 5: Lưu và báo cư dân
Có thể chọn Trạng thái Đã tiếp nhận và ghi Ghi chú gửi cư dân (vd. giờ kỹ thuật lên kiểm tra). Bấm Lưu cập nhật. Ghi chú hiện trong lịch sử phản ánh mà cư dân xem trên app.
Bước 6: Theo dõi phản ánh quá hạn
Mở tab Quá hạn mỗi ngày để đôn đốc. Khung phản ánh có mục Lịch sử xử lý ghi lại từng lần đổi trạng thái, ghi chú và check-in tại chỗ của kỹ thuật.
Mẹo & lưu ý
- Hạn xử lý của từng loại đặt ở Cài đặt › Loại phản ánh & SLA.
- Muốn hệ thống tự giao phản ánh mới cho người đang trong ca, bật ở Cài đặt › Tự động hóa.
- Khi sắp đến hạn hoặc đã quá hạn, hệ thống báo Trưởng BQL và người được giao.
- Ban quản trị chỉ xem được phản ánh, không giao hay đổi trạng thái.
Câu hỏi thường gặp
Giao cho nhà thầu thì họ có nhận thông báo không?
Không. Tên nhà thầu chỉ để ghi nhận. Nhà thầu không có tài khoản nên không nhận thông báo trong hệ thống; BQL tự liên hệ và cập nhật trạng thái.
Vì sao phản ánh đổi loại thì hạn xử lý thay đổi?
Mỗi loại phản ánh có SLA riêng. Đổi loại thì hạn tính lại theo SLA của loại mới. Nếu chưa ai nhận, hệ thống còn tự giao lại theo luật của loại mới.
Thử trên bản demo
Đăng nhập web Ban quản lý bản demo bằng tài khoản mẫu và làm theo từng bước. Dữ liệu demo tự làm mới hằng ngày.