Bước 1: Xem tình hình quỹ
Chọn Sổ quỹ & báo cáo › Quỹ bảo trì. Các ô trên cùng cho biết Số dư quỹ, Đã bàn giao / nộp, Căn chưa nộp và số đề xuất Chờ duyệt / chờ chi. Dòng Ngưỡng duyệt chi cho biết cần bao nhiêu thành viên Ban quản trị đồng ý.
123- Số dư quỹ bảo trì
- Số người Ban quản trị cần đồng ý
- Lập đề xuất chi
Bước 2: Nhập số dư bàn giao từng căn
Mở tab Số dư bàn giao. Bấm Nhập từ chủ đầu tư (.xlsx) để nhập file mã căn và số tiền 2% đã thu, hoặc bấm Ghi nhận / Nộp thêm trên từng căn. Lọc Chưa nộp để biết căn nào còn thiếu.
1- Nhập file chủ đầu tư bàn giao
Bước 3: Lập đề xuất chi
Bấm Đề xuất chi. Nhập Hạng mục, Loại, Số tiền (đồng), gắn Tài sản liên quan, Nhà thầu, Hợp đồng nếu có, viết Thuyết minh và đính kèm báo giá. Bấm Gửi Ban quản trị duyệt; thành viên Ban quản trị nhận thông báo.
1- Hiện trạng, phương án, báo giá
Bước 4: Ban quản trị duyệt hoặc từ chối
Thành viên Ban quản trị mở màn này, thấy ô Chờ bạn duyệt. Bấm vào đề xuất để xem chi tiết, báo giá và Ý kiến Ban quản trị, rồi bấm Duyệt chi hoặc Từ chối (từ chối phải ghi lý do). Đủ ngưỡng thì đề xuất chuyển Đã duyệt, chờ chi.
123- Ý kiến các thành viên
- Duyệt chi
- Từ chối kèm lý do
Bước 5: Ghi nhận đã chi
Khi đề xuất đã duyệt, kế toán mở đề xuất và bấm Ghi nhận đã chi: chọn Ngày chi, tải Chứng từ chi (bắt buộc), thêm ghi chú (số UNC, số hóa đơn). Khoản chi tự ghi vào sổ thu chi quỹ bảo trì.
Bước 6: Công khai cho cư dân
Bấm Báo cáo công khai để xem và in báo cáo kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, hoặc Xuất Excel.
Mẹo & lưu ý
- Tòa chưa có tài khoản Ban quản trị duyệt chi thì nút Đề xuất chi bị khóa; thêm thành viên ở Nhân sự & lịch làm › Nhân sự.
- Trên web, nút Duyệt chi / Từ chối hiện cho tài khoản Ban quản trị. Cờ Duyệt chi quỹ bảo trì trong Vai trò & phân quyền cho phép vai trò tùy biến duyệt việc này trong hộp việc.
- Trưởng BQL hoặc kế toán đổi ngưỡng duyệt bằng nút Đổi ngưỡng (tỷ lệ % hoặc số thành viên cố định).
Câu hỏi thường gặp
Đề xuất sai thì hủy thế nào?
Khi đề xuất còn chờ duyệt hoặc đã duyệt mà chưa chi, mở đề xuất và bấm Hủy đề xuất.
Số dư quỹ không đủ cho khoản chi?
Hệ thống cảnh báo Số dư quỹ không đủ. Chỉ bấm Vẫn ghi nhận chi khi đã có nguồn bù; thao tác được ghi nhật ký.
Thử trên bản demo
Đăng nhập web Ban quản lý bản demo bằng tài khoản mẫu và làm theo từng bước. Dữ liệu demo tự làm mới hằng ngày.