Bước 1: Mở danh sách hợp đồng
Chọn Nhà thầu & hợp đồng. Đầu trang có số Hợp đồng hiệu lực, Sắp hết hạn, Đã hết hạn. Dùng các nút Tất cả, Sắp hết hạn, Hết hạn để lọc danh sách.
123- Danh sách hợp đồng
- Danh mục nhà thầu
- Thêm hợp đồng dịch vụ
Bước 2: Thêm nhà thầu
Mở thẻ Nhà thầu, bấm Thêm nhà thầu. Nhập Tên nhà thầu, Lĩnh vực, Mã số thuế, Người liên hệ, Điện thoại, Email rồi bấm Lưu.
12- Tên công ty nhà thầu
- Vệ sinh, thang máy, PCCC…
Bước 3: Thêm hợp đồng kèm SLA
Ở thẻ Hợp đồng, bấm Thêm hợp đồng. Chọn Nhà thầu, nhập Tên hợp đồng, Phạm vi công việc, tick Tòa áp dụng. Điền Giá trị hợp đồng (đồng), Bắt đầu, Kết thúc, Báo trước gia hạn (ngày). Phần SLA ghi thời gian phản hồi, xử lý và loại phản ánh thuộc hợp đồng. Đính ảnh bản scan rồi bấm Lưu.
12- Số ngày nhắc trước khi hết hạn
- Cam kết SLA của nhà thầu
Bước 4: Xem chi tiết hợp đồng
Bấm vào một hợp đồng để mở ngăn chi tiết: trạng thái, thời hạn, SLA, tỉ lệ phản ánh xong đúng hạn 30 ngày qua, tài sản do nhà thầu bảo trì và các lần Nghiệm thu định kỳ.
12- Lịch sử nghiệm thu
- Chấm điểm nghiệm thu kỳ mới
Bước 5: Nghiệm thu định kỳ
Trong ngăn chi tiết, bấm Nghiệm thu. Chọn Kỳ nghiệm thu, kéo điểm 0–10 cho từng tiêu chí. Nếu có gợi ý từ phản ánh, bấm Dùng cho tiêu chí SLA. Ghi Kết luận, đính ảnh hiện trường rồi bấm Lưu nghiệm thu.
12- Chấm điểm từng tiêu chí
- Đạt, chưa đạt, yêu cầu khắc phục
Mẹo & lưu ý
- Hệ thống nhắc Trưởng BQL trước ngày hết hạn đúng số ngày Báo trước gia hạn.
- Gắn loại phản ánh vào hợp đồng để hệ thống tự gợi ý điểm SLA khi nghiệm thu.
- Kế toán và Ban quản trị chỉ xem hợp đồng, không thêm hay sửa được.
- Bấm Xuất Excel để tải danh sách hợp đồng.
Thử trên bản demo
Đăng nhập web Ban quản lý bản demo bằng tài khoản mẫu và làm theo từng bước. Dữ liệu demo tự làm mới hằng ngày.